New Department of Children Youth & Families Timeline

2E2SHB 1661  Establishing the Department of Children, Youth, Families   TIMELINE & SUMMARY   DCYF Vision: Washington State’s children and youth grow up safe and health‐thriving physically,  emotionally, and academically, nurtured by family and community.  An important role for the department shall be to provide preventative services to help secure and  preserve families in crisis.  I.

WITHIN 30 DAYS  Secretary: Governor must appoint the secretary of the department within thirty days.  The secretary has the responsibility to work with the governor's office, the office of financial  management, the department of social and health services, the department of early learning, and other  impacted agencies to plan for the implementation of the department of children, youth, and families  until July 1, 2018.   [Until July 1, 2018, the primary duties and focus of the office of innovation, alignment, and  accountability is on developing and presenting a plan for the establishment of the department of  children, youth, and families, including consulting with stakeholders on the development of the plan.] 

II. JULY, 2017 to DECEMBER 1, 2017  By December 1, 2017 an integrated portfolio management and administrative structure for the  department of children, youth, and families must be delivered to the Governor and appropriate  committees of the Legislature, that includes:  (A) Establishing mechanisms for effectively partnering with community‐based agencies, courts,  small businesses, the federally recognized tribes in the state of Washington, federally  recognized Indian tribes that are signatories to the Centennial Accord, providers of services for  children and families, communities of color, and families themselves;  (B) Establishing outcomes that the department of children, youth, and families and other partner  state government agencies will be held accountable to in order to measure the performance of  the reforms and the priorities created in the following section:   a. Coordinating, partnering, and building lines of communication with other state agencies  including, but not limited to, DSHS, HCA, OSPI, administrative office of the courts, Dept.  of Commerce.   b. Developing a stakeholder advisory mechanism. The office of innovation, alignment,  and accountability must review and consult with advisory bodies from the DEL, CA, and  the juvenile rehabilitation division of the department of social and health services in  order to devise this mechanism. The office shall ensure that tribes, parents, families,  kinship care providers, and foster parents are also included in the development of the  stakeholder advisory mechanism. The office will further develop an external review  protocol for the department to ensure effective implementation of the policies and  practices established by the office. Both the stakeholder advisory mechanism and  external review protocol must include ongoing consultation with tribes, families, and a  cross‐cultural representation of communities of color. The office must also make recommendations for external oversight on disparity and disproportionality in the  department's outcomes, programs, and services;  c. In coordination with the office of the chief information officer and the department of  social and health services and in consultation with experts in the technology field,  development of an information technology design and investment plan. The plan must  be provided to the governor and to the legislature for consideration in the 2018  supplemental omnibus appropriations act;  d. Developing a consultation policy and protocol with the twenty‐nine federally  recognized tribes in the state of Washington and the federally recognized Indian tribes  that are signatories to the Centennial Accord. The department shall honor the  provisions of the Indian child welfare act, and the existing agreements between these  twenty‐nine federally recognized tribes and DEL, CA, JRA.  e. Prepare a report, in coordination with the department of early learning and the  department of social and health services on how to incorporate the staff responsible  for determining eligibility for the working connections child care program into the  department of children, youth, and families by July 1, 2019. 

III. BEGINNING JULY 1, 2018  Department of Children, Youth and Families:   

(A) The department must develop definitions for, work plans to address, and metrics to measure  the outcomes for children, youth, and families served by the department and must work with  state agencies to ensure services for children, youth, and families are science‐based, outcomedriven, data‐informed, and collaborative 

(B) The department must establish short and long‐term population level outcome measure goals,  including metrics regarding reducing disparities by family income, race, and ethnicity in each  outcome and report to the legislature on outcomes measures, actions taken, progress and  future plans no less than annually beginning December 1, 2018. The outcome measures must  include, but are not limited to:  a. Improving child development and school readiness through voluntary, high quality early  learning opportunities  b. Preventing child abuse and neglect  c. Improving child and youth safety, permanency, and well‐being  d. Improving reconciliation of children and youth with their families  e. In collaboration with county juvenile justice programs, improving adolescent outcomes  including reducing multisystem involvement and homelessness; and increasing school  graduation rates and successful transitions to adulthood  f. Reducing future demand for mental health and substance use disorder treatment for  youth involved in the child welfare and juvenile justice systems;  g. In collaboration with county juvenile justice programs, reducing criminal justice  involvement and recidivism  h. Reducing racial and ethnic disproportionality and disparities in system involvement and  across child and youth outcomes in collaboration with other state agencies. 

(C) Lead ongoing work to minimize or eliminate systemic barriers to effective services in  collaboration with state agencies 

(D) Identify necessary improvements, updates to statutes relevant to their responsibilities and  propose legislative changes 

(E) Create a data‐focused environment, with aligned outcomes and shared accountability for  achieving those outcomes with real‐time data that is accessible to authorized persons  interacting with family, in order to provide effective services 

(F) Lead the provision of state services to adolescents, focusing on key transitions for youth and  coordinating with the office of homeless youth prevention 

(G) Create and annually update a list of the rights and responsibilities of foster parents in  partnership with foster parent representatives. The list must be provided to foster parents at  the time of licensure. 

(H) Department shall ensure that all new and renewed contracts for services are performancebased.

Office of Innovation, Alignment and Accountability (OIAA) of DCYF: 

a. OIAA shall have a director, appointed by the DCYF secretary by July 1, 2018.  

b. The primary duties and focus of the office are on continuous improvement and includes the  functions in this subsection: 

a. To review and recommend implementation of advancements in research; 

b. To work with other state government agencies and tribal governments to align and  measure outcomes across state agencies and state‐funded agencies serving children,  youth, and families including. 

c. To work with other state government agencies, tribal governments, partner agencies,  and state‐funded organizations on the use of data‐driven, research‐based interventions  that effectively intervene in the lives of at‐risk young people. 

d. To develop approaches for integrated real‐time data sharing, aligned outcomes, and  collective accountability across state government agencies to the public; 

e. To conduct quality assurance and evaluation of program and services within the  department; 

f. To lead partnerships with the community, research and teaching institutions,  philanthropic organizations, and nonprofit organizations;  

g.To lead collaboration with courts, tribal courts and tribal attorneys, attorneys, courtappointed special advocates, and guardians ad litem to align and integrate the work of  the department with those involved in decision making in child welfare and juvenile  justice cases; 

h. To produce, in collaboration with key stakeholders, an annual work plan that includes  priorities for ongoing policy, practice, and system reform, tracking, and reporting out on  the performance of department reforms; 

i. To appoint members of an external stakeholder committee to advise the office on  priorities for practice, policy and system reform. Committee should value racial and  ethnic diversity and include: 

i.  representatives from a philanthropic organization  ii. research entity representatives  iii. representatives from the business community  iv. one or more parent representatives  v. youth representatives  vi. tribal representatives vii. representatives from communities of color  viii. foster parent representatives  ix. representatives from an organization that advocates for the best interest of the  child  x. community‐based providers 

Oversight Board for Children, Youth, and Families:  a. The ombuds shall establish the oversight board for children, youth, and families.   b. The oversight board for children, youth, and families shall begin its work and call the first meeting of the board on or after July 1, 2018

The office of innovation, alignment, and  accountability shall provide quarterly updates regarding the implementation of the department  to the board between July 1, 2018, and July 1, 2019  c. The oversight board for children, youth, and families shall consist of (The senate members of the  board shall be appointed by the leaders of the two major caucuses of the senate. The house of  representatives members of the board shall be appointed by the leaders of the two major  caucuses of the house of representatives. The remaining board members shall be nominated by  the governor, subject to the approval of the appointed legislators by majority vote, and serve  four‐year terms):  a.  two senators and two representatives from the legislature with one member from each  major caucus,   b. one nonvoting representative from the governor's office,   c. one subject matter expert in early learning,   d. one subject matter expert in child welfare,   e. one subject matter expert in juvenile rehabilitation and justice,   f. one subject matter expert in reducing disparities in child outcomes by family income  and race and ethnicity,  g. one tribal representative from the west of the crest of the Cascade mountains,   h. one tribal representative from the east of the crest of the Cascade mountains,   i. one current or former foster parent representative,   j. one representative of an organization that advocates for the best interest of the child,  k. one parent stakeholder group representative,   l. one law enforcement representative,   m. one child welfare caseworker representative,   n. one early childhood learning program implementation practitioner,  o. one judicial representative presiding over child welfare court proceedings or other  children's matters.   d. The oversight board has general oversight over the performance and policies of the department  and shall provide advice and input to the department and the governor.  e. The oversight board must no less than twice per year convene stakeholder meetings to allow  feedback to the board regarding contracting with the department of children, youth, and  families, departmental use of local, state, private, and federal funds, and other matters as  relating to carrying out the duties of the department.  f. The oversight board shall review existing surveys of providers, customers, parent groups, and  external services to assess whether the department of children, youth, and families is effectively  delivering services, and shall conduct additional surveys as needed to assess whether the  department is effectively delivering services. g. The oversight board for children, youth, and families is subject to the open public meetings act,  h. The oversight board members shall receive no compensation for their service on the board  i. The oversight board shall select, by majority vote, an executive director who shall be the chief  administrative officer of the board and shall be responsible for carrying out the policies adopted  by the board.   j. The oversight board shall maintain a staff not to exceed one full‐time equivalent employee.   k. The oversight board for children, youth, and families shall issue an annual report to the  governor and legislature by December 1st of each year with an initial report delivered by  December 1, 2019. The report must review the department of children, youth, and families'  progress towards meeting stated performance measures and desired performance outcomes,  and must also include a review of the department's strategic plan, policies, and rules.    IV. BY NOVEMBER 1, 2018  OIAA must provide the following reports to the governor, and the appropriate committees of the  Legislature  (A) Recommendations regarding whether the juvenile rehabilitation division of the department of  social and health services should be integrated into the department of children, youth, and  families, and if so, what the appropriate timing and process is for integration of the juvenile  rehabilitation division into the department of children, youth, and families;  (B) A review of the current process for addressing foster parent complaints and concerns through  the department and through the office of the family and children's ombuds that includes an  examination of any deficiencies of the current system; and recommendations for expanding,  modifying, and enhancing the current system for addressing individual foster parent complaints  to improve child welfare, the experience of foster parents, and the overall functioning of the  child welfare system;  (C) Recommendations regarding whether the office of homeless youth prevention and protection  programs in the department of commerce should be integrated into the department, and the  process for that integration if recommended.    V.

BEGINNING DECEMBER 30, 2018  To ensure transparency, beginning December 30, 2018, agency performance data for the services  provided by the department, including outcome data for contracted services, must be available to the  public, consistent with confidentiality laws, federal protections, and individual rights to privacy.   The oversight board for children, youth, and families must work with the secretary and director to  develop the most effective and cost‐efficient ways to make department data available to the public,  including making this data readily available on the department's web site.